แบบฝึกหัดก่อนเรียนบทที่ 3
1. ข้อใดไม่ใช้ส่วนประกอบต่างๆ ของไฟล์ฐานข้อมูลใน Access
ก. Table
ข. Query
ค. Form
ง. ถูกทุกข้อ
2. Table คือ
ก. ตาราง
ข. เครื่องมือในการสอบถาม
ค. เคื่องมือช่วยในการทำงานกับข้อมูลในฐานข้อมูล
ง. ถูกทั้ง ก และ ข
3. For m คือ
ก. ตาราง
ข. เครื่องมือในการสอบถาม
ค. เคื่องมือช่วยในการทำงานกับข้อมูลในฐานข้อมูล
ง. ถูกทั้ง ก และ ข
4. Macro คือ
ก. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูลและทำงานกับฐานข้อมูลผ่านทางเว็บด็
ข. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูล
ค.เป็นคำสั่งต่างๆ ที่ช่วยให้ Access ทำงานอย่างอัตโนมัติ
ง. การเผยแพร่ข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต
5. ไฟล์ฐานข้อมูลใน Access นั้น มีส่วนขยายหรือนามสกุลของไฟล์เป็น
ก. doc ข. Xls
ค. mdb ง. Ppt
6. ส่วนที่เป็นคำสั่งต่างๆ ที่สามารถช่วยให้ Access ทำงานอย่างอัตโนมัติได้ตามต้องการ เรียกว่าอะไร
ก. คิวรี ข.ตาราง
ค.มาโคร ง.ฟอร์ม
7. หากต้องการขอความช่วยเหลือใน Access ให้เรากดปุ่มใดบนแป้นคีย์บอร์ด
ก. F1 ข. F8
ค. Esc ง. F12
8. โปรแกรม Access นี้ เหมาะกับงานด้านใดมากที่สุด
ก. สร้างเอาสาร หรือจดหมายงานต่างๆ
ข. สร้างและจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ
ค. สร้างหน้าเว็บเพจเพื่อเผยแพร่ทางอินเตอร์เน็ต
ง. นำเสนอภาพนิ่ง
9. ข้อใดต่อไปนี้ผิด
ก. สร้างฐานข้อมูลใหม่ด้วยการเลือกเมนู File >New Database
ข. พรีเซนเตชั่นเป็นส่วนประกอบหนึ่งที่เราสามารถสร้างขึ้นใน Access
ค. รายงาน เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูลออกมา
ง. เราสามารถเข้าสู่เข้าต่าง Help ของ Access ได้โดยกด <F1>
10.การเรียกใช้โปรแกรม Access มีวิธีการเรียกอย่างไร
ก. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Access
ข. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Excel
ค. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Messengre
ง. เลือกทั้งข้อ ก และ ข้อ ข
เฉลย
1. ตอบ ง
2. ตอบ ก
3. ตอบ ค
4. ตอบ ค
5. ตอบ ค
6. ตอบ ค
7. ตอบ ก
8. ตอบ ข
9. ตอบ ก
10. ตอบ ง
บทที่ 3 เริ่มต้นสร้างฐานข้อมูลและตาราง
ในบทนี้ เราจะมาศึกษาการสร้างฐานข้อมูล และตารางที่เราได้ออกแบบมาแล้วในบทที่ 1 (การออกแบบระบบฐานข้อมูล) ด้วย Access แล้วลองป้อนข้อมูลที่เราต้องการเก็บลงในตาราง เนื่องจากการเก็บข้อมูลจะเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุดในการสร้างแอพพลิเคชั่นฐานข้อมูล ดังนั้น ถ้าเราเป็นผู้เริ่มต้นใช้งาน ขอแนะให้ทำความเข้าใจกับเนื้อหาในบทนี้ให้เข้าใจ เพื่อจะได้ศึกษาในบทหลังต่อไปได้อย่างสะดวก ในบทนี้เราจะมาเริ่มต้นสร้าง ฐานข้อมูลและตารางด้วย Access โดยเราจะทำความเข้าใจตามหัวข้อต่างๆ ต่อไปนี้
ในบทนี้ 1 เราได้กล่าวถึงการทำงานเบื้องต้นกับไฟล์ฐานข้อมูลมาบ้างแล้ว เช่น การสร้างไฟล์ฐานข้อมูลการเปิดไฟล์ฐานข้อมูล และการปิดไฟล์ฐานข้อมูล ฉะนั้น เรามาดูการทำงานกับไฟล์ฐานข้อมูลที่เราต้องรู้เพิ่มเติมดังต่อไปนี้
รายละเอียดของทูลบาร์ Database
ทูลบาร์ชื่อ Database จะใช้ในการทำงานต่างๆ ในหน้าต่าง Database ซึ่งเป็นหน้าต่างหลักที่เป็นทางเชื่อมไปทำงานกับส่วนอื่นๆ ต่อไปของ Access ทูลบาร์นี้มีลักษณะ ดังรูป
- ทูลบาร์ Database นั้นมีปุ่มคำสั่งต่าง ๆ ที่มีรายละเอียดในการทำงาน (ถ้าไม่เข้าใจ ให้ข้ามไปก่อนก็ได้ดังตารางต่อไปนี้
ตารางแสดงรายละเอียดในการทำงานของปุ่มต่างๆ บนทูลบาร์ Database
การสร้างตารางและฟิลด์
ตารางแสดงรายละเอียดในการทำงานของปุ่มต่างๆ บนทูลบาร์ Database
การสร้างตารางและฟิลด์
เมื่อเราสร้าง ไฟล์ ขึ้นมาได้แล้ว ขั้นต่อไปเราจะมาได้แล้ว ขั้นต่อไปเราจะมาเริ่มต้นสร้างตารางซึ่งได้ออกแบบไว้จากบทที่ 1 ขึ้นมาใน Access เนื่องจากตารางเป็นส่วนประกอบพื้นฐานที่ใช้เก็บข้อมูลที่จะนำมาใช้ในแอพพลิเคชั่นฐานข้อมูล จึงขอให้ทำความเข้าใจกับการสร้างตารางให้ดี
การสร้างตารางใน Access นี้ เราต้องสร้างตารางจากมุมมอง Table Design ซึ่งจะมีเครื่องมือที่ใช้ในการกำหนดโครงสร้างต่างๆ ของตาราง เช่น การกำหนดคุณสมบัติต่างๆ ของฟิลด์ในตาราง กำหนดคีย์หลักเป็นต้น ดังนั้นในหัวข้อนี้เราจะกล่าวถึงการทำงานต่างๆ ในมุมมองนี้ และจะจบด้วยตีวอย่างการสร้างตารางที่เราได้ออกแบบจากบทที่แล้ว
ในหัวข้อนี้ จะเริ่มต้นนำการสร้างตารางด้วยการสร้างฟิลด์แต่ละฟิลด์ในตารางขึ้นมาในมุมมอง Table Design โดยจะใส่ชื่อฟิลด์และกำหนดคุณสมบัติพื้นฐานของฟิลด์ คือ ชนิดของข้อมูล (Data Type) และขนาดของฟิลด์ (Field Size) การกำหนดคุณสมบัติต่างๆ เหล่านี้ เพื่อจุดประสงค์ต่างๆ ต่อไปนี้
- เพื่อให้มีประสิทธิภาพในกาทำงานมากสุด ทั่งด้านเนื้อที่ที่ใช้ในการเก็บข้อมูล และความเร็วในการทำงานกับข้อมูล เช่น ข้อมูลชนิดข้อความ โดยทั่วไปจะเสียเนื้อที่ในการเก็บมากกว่าข้อมูลชนิดตัวเลข และเลขจำนวนเต็มจะใช้เวลาในการคำนวณน้อยกว่าเลขทศนิยมเป็น
- เพื่อให้ตรงกับจุดประสงค์ในการใช้ข้อมูล เช่น ฟิลด์ราคาสินค้าจะต้องเป็นข้อมูลชนิดตัวเลขที่ใช้ในการคำนวณได้ ไม่ใช่ใช้ข้อมูลชนิดข้อความมาเก็บ ซึ่งนอกจากคำนวณไม่ได้แล้ว ยังสิ้นเปลืองเนื้อที่ในการเก็บข้อมูลอีกด้วย
ตารางแสดงรายละเอียดของชนิดข้อมูล (Data Type) ที่มีใน Access
ชนิดของข้อมูล | คำอธิบาย |
Text | เป็นข้อความที่เก็บตัวอักขระได้ไม่เกิน 255 ตัว จำนวนตัวอักขระที่สามารถเก็บได้สูงสุด จะต้องกำหนดในคุณสมบัติ Field Size (จะกล่าวถึงหัวข้อต่อไป) ชนิดข้อมูลนี้ใช้เก็บค่าของฟิลด์ชื่อสินค้าได้ |
Memo | เป็นข้อความที่เก็บตัวอักขระได้สูงสุดถึง 65.35 ตัว ส่วนใหญ่ใช้เก็บข้อความที่มีความยาวมากๆ |
Number | เป็นข้อมูลชนิดที่ใช้เก็บค่าตัวเลขที่สามารถกำหนดให้เป็นเลขจำนวนเต็ม หรือเลขทศนิยมก็ได้ โดยจะกำหนดในคุณสมบัติ Field Size |
Date/Time | เป็นชนิดข้อมูลที่ใช้เก็บเวลา และวันที่ |
Currency | เป็นชนิดข้อมูลทศนิยมที่มีตำแหน่งหลังจุดทศนิยม 4 ตำแหน่งเสมอ จึงเหมาะที่จะใช้เก็บค่าเงินที่ต้องการความถูกต้องแม่นยำ |
AutoNumber | เป็นข้อมูลชนิดตัวเลขที่จะกำหนดค่าให้อัตโนมัติ สำหรับแต่ละเรคอร์ดที่เพิ่มเข้าไปในตารางอาจจะโดยการเพิ่มค่า หรือสุ่มเอาแล้วแต่คุณสมบัติ New Values ชนิดข้อมูลนี้เหมาะสำหรับสร้างฟิลด์ที่เป็นคีย์หลัก |
Yes/No | เป็นข้อมูลชนิดบูลีน ที่มีเพียงค่าใดค่าหนึ่งเท่านั้นในค่า 2 ค่า เราสามารถกำหนดรูปแบบในการแสดงผลเป็น True/False, Yes/No หรือ On/Off ก็ได้ |
OLE Object | เป็นชนิดข้อมูลที่ใช้เก็บออบเจ็กต์ เช่น รูปภาพ เสียง หรือออบเจ็กต์ที่สร้างจากโปรแกรมที่สนับสนุน OLE ก็ได้ เป็นต้น |
Hyperlink | เป็นชนิดของข้อมูลที่เก็บที่อยู่ของไฟล์ในระบบเครือข่ายอินเตอร์เน็ต หรืออินทราเน็ต |
นอกจากการกำหนดชนิดของข้อมูลที่เหมาะสม ให้กับฟิลด์แล้ว เรายังจะต้องกำหนดคุณสมบัติเพิ่มเติมบางอย่างให้กับฟิลด์ ซึ่งมีคุณสมบัติที่เราจะกล่าวถึง คือ คุณสมบัติ Field Size ที่ใช้กำหนดขนาดของฟิลด์ ซึ่งคุณสมบัติจะอยู่ในส่วนที่ 2 (ที่เราเรียนว่า Field Properties ซึ่งอยู่ในหัวข้อส่วนประกอบต่างๆ ในมุมมอง Table Design ) คุณสมบัตินี้จะมีกับข้อมูลชนิด Text และ Number เท่านั้น สำหรับข้อมูลชนิด Text จะเป็นการกำหนดจำนวนตัวอักขระที่สามารถเก็บได้สูงสุด ส่วนข้อมูลชนิด Number จะให้เราเลือกชนิดข้อมูลย่อยซึ่งมีรายละเอียด ดังตารางต่อไปนี้
ตารางแสดงรายละเอียดคุณสมบัติ Field Size ของฟิลด์ที่มีชนิดข้อมูลเป็น Number
ชนิดข้อมูลย่อย | รายละเอียด |
Byte | เป็นเลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ 0 -255 |
Integer | เป็นเลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ – 32,768 ถึง +32,767 |
Long Integer | เป็นเลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ -2,147,483,648 ถึง + 2,147,483,647 |
Single | เป็นเลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ – 3.4 x 1038 ถึง -1.4x 10 สำหรับจำนวนลบ และ 3.4 x 10 สำหรับจำนวนบวก |
Double | เป็นเลขจำนวนเต็มที่มีค่าตั้งแต่ -1.797 x 10 ถึง -4.94 x 10 สำหรับจำนวนลบ และ 1.797 x 10 ถึง 4.94 x 10 สำหรับจำนวนบวก |
Replication ID | เป็นชนิดข้อมูลที่ใช้ในเรื่อง Replication |
Decimal | เป็นเลขที่มีค่าตั้งแต่ -10 -1 ถึง 10 -1 |
การเลือกชนิดของข้อมูลและขนาดเป็นสิ่งจำเป็น ขอให้เราเลือกให้เหมาะสมกับข้อมูลจริงที่เราจะใช้เก็บโดยใช้ตารางรายละเอียดของข้อมูลชนิดต่างๆ ที่ผ่านมาแล้วช่วยในการตัดสินใจ
การสร้างฟิลด์แบบพื้นฐานในหัวข้อนี้ จะเป็นการกำหนดคุณสมบัติต่างๆ ของฟิลด์ ที่เราอธิบายมาแล้ในข้างต้น ซึ่งมีขั้นตอนดังต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Table Design ให้ใส่ชื่อฟิลด์ในคอลัมน์ Field Name ใน Table Design Grid
2. เลือกชนิดข้อมูลที่เหมาะสมจากคอลัมน์ Data Type Table ใน Design Grid
3. ใส่ข้อความอธิบายเพิ่มเติมได้ในคอลัมน์ Description ใน Table Design Grid
4. กำหนดคุณสมบัติ Field Size ให้กับฟิลด์ที่มีชนิดข้อมูลเป็น Text หรือ Number ในส่วน Field Properties
การกำหนดคีย์หลัก ( Primary Key) ของตาราง
จากที่เราได้ออกแบบตารางกันในบทที่แล้ว คีย์หลักเป็นส่วนประกอบของตารางที่สำคัญมาก เมื่อเราสร้างฟิลด์ ต่างๆ เสร็จแล้ว ต่อไปเราจะมากำหนดฟิลด์ที่จะเป็นคีย์หลักของตารางนั้นกัน
การกำหนดคีย์หลักของตาราง ให้เราเลือกฟิลด์ที่จะกำหนดเป็นคีย์หลักเสร็จแล้ว ให้เรา Click mouse เมนู Edit>Primary Key
ตัวอย่างที่ 3.1 แสดงการสร้างตารางเก็บข้อมูลสินค้าที่เราออกแบบจากบทที่แล้ว
ในตัวอย่างนี้เราจะสร้างตารางชื่อ TblProducts ที่ใช้เก็บข้อมูลสินค้าแต่ละอย่าง ซึ่งเป็นตารางที่เราได้ออกแบบจากบทที่ 1 ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. ให้เราเข้าสู่มุมมอง Table Design โดยการ Click mouse ปุ่ม New ในหน้าต่าง Database จะปรากฏไดอะล็อกซ์ New Table ให้เลือก Design View เสร็จ แล้ว Click mouse ปุ่ม OK
2. กำหนดชนิดของข้อมูลของแต่ละฟิลด์ของตาราง ดังตารางต่อไปนี้
ชื่อฟิลด์ | ชนิดข้อมูล | ขนาดฟิลด์ | คำอธิบาย |
(Field Name) | (Date Type) | (Field Size) | (Description) |
ProductID | AutoNumber | Long Integer | รหัสสินค้า |
CategoryID | Number | Long Integer | รหัสชนิดสินค้า |
ProductName | Text | 50 | ชื่อสินค้า |
UnitPrice | Currency | ราคาสินค้าต่อหน่วย(บาท) | |
VATFlag | Yes/No | ราคาสินค้าต้องรวมภาษีด้วยหรือไม่ |
3. กำหนดให้ฟิลด์ ProductID เป็นคีย์หลักของตารางข้อมูลสินค้า
4. เมื่อกำหนดคุณสมบัติของฟิลด์เสร็จแล้ว ให้เรา Click mouse ปุ่ม
ตัวอย่างที่ 3.2 แสดงการสร้างตารางเก็บข้อมูลชนิดสินค้า
ในตัวอย่างนี้เราจะสร้างตารางชื่อ TbICategories ที่เป็นตารางที่เราได้ออกแบบจากบทที่ 1 ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. ให้เราเข้าสู่มุมมอง Table Design
2. กำหนดชนิดของข้อมูลของแต่ละฟิลด์ของตาราง ดังตารางต่ไปนี้
ชื่อฟิลด์ | ชนิดข้อมูล | ขนาดฟิลด์ | คำอธิบาย |
(Field Name) | (Date Type) | (Field Size) | (Description) |
CategoryID | AutoNumber | Long Integer | รหัสชนิดสินค้า |
CategoryName | Text | 50 | ชื่อชนิดสินค้า |
CategoryDescription | Memo | รายละเอียดเกี่ยวกับชนิดสินค้า | |
CategoryPicture | OLE Object | รูปภาพชนิดสินค้า |
3. กำหนดให้ฟิลด์ CategoryID เป็นคีย์หลักของตารางชนิดสินค้า
4. เมื่อกำหนดคุณสมบัติของฟิลด์เสร็จแล้ว ให้เรา Click mouse ปุ่ม เพื่อ Save ตารางในชื่อ TblCategories แล้วออกจากมุมมอง Table Design จะปรากฏตารางใหม่ในหน้าต่าง Database
ถึงหัวข้อนี้แล้ว เราจะสามารถสร้างตารางและกำหนดคุณสมบัติเบื้องต้นของฟิลด์ได้จากหัวข้อที่ผ่านมา และในหัวข้อนี้ เราจะมาลองป้อนข้อมูลลงตารางที่เราสร้างขึ้นมาในการใส่ข้อมูลในตารางที่สร้างนี้ เราจะทำในมุมมอง Table Datasheet ที่เป็นมุมมองที่เราจะใช้ในการทำงานกับข้อมูลในตารางได้หลายอย่าง เช่น การเพิ่ม แก้ไข และลบข้อมูลในตาราง เป็นต้น ซึ่งเราจะกล่าวถึงการใช้งานมุมมอง Table Datasheet เบื้องต้นกันในบทนี้เพื่อให้เรารู้ว่าใน Access จะเก็บข้อมูลของเราในตารางอย่างไร ส่วนในบทต่อๆ ไปจะเป็นการใช้งานในมุมมองนี้อย่างละเอียด
การเข้าสู่มุมมอง Table Datasheet
การเข้าสู่มุมมอง Datasheet ให้เราทำตามขั้นตอนต่อไปนี้
1. จากหน้าต่าง Datasheet ให้เราเลือกตารางที่จะเข้ามุมมอง Table Datasheet เสร็จแล้ว Click mouse ปุ่ม Open
2. จะปรากฏมุมมอง Table Datasheet ขึ้นมา
ฟังก์ชั่นคีย์บอร์ดที่ใช้ในมุมมอง Table Daasheet
ในการทำงานกับข้อมูลในมุมมอง Table Datasheet ถ้าเราใช้เมาส์ในการทำงาน จะไม่สะดวกในการทำงาน ยิ่งเมื่อมีการป้อนข้อมูลจำนวนมากๆ ด้วยแล้ว การใช้คีย์บอร์ดในการป้อนข้อมูลจะสะดวกและประหยัดเวลาในการทำงานมากกว่าการใช้เมาส์ ดังนั้น จะเป็นการดีที่เราจะได้รู้จักรายละเอียดของปุ่มต่างๆ ที่ใช้งานในมุมมอง Table Datasheet ซึ่งมีรายละเอียดดังตารางต่อไปนี้
ตารางแสดงรายละเอียดของปุ่มคีย์บอร์ดที่ใช้งานในมุมมอง Table Datasheet
ปุ่ม | หน้าที่การทำงาน |
F2 | ใช้สลับระหว่างการเลือก หรือแก้ไขฟิลด์ที่เราทำงานอยู่ |
Home | เคลื่อนย้ายเคอร์เซอร์ไปยังคอลัมน์แรกของเรคอร์ดนั้น |
Ctrl + Home | เคลื่อนย้ายเคอร์เซอร์ไปยังคอลัมน์แรกสุดของเรคอร์ดแรกในตารางนั้น |
End | เคลื่อนย้ายเคอร์เซอร์ไปยังคอลัมน์สุดท้ายของเรคอร์ดนั้น |
Ctrl + End | เคลื่อนย้ายเคอร์เซอร์ไปยังคอลัมน์สุดท้ายของเรคอร์ดสุดท้ายในตารางนั้น |
Delete | ใช้ในการลบสิ่งที่ได้เลือกไว้ หรือลบตัวอักษรที่อยู่ทางขวาของเคอร์เซอร์ |
Backspace | ใช้ในการลบสิ่งที่ได้เลือกไว้ หรือลบตัวอักษรที่อยู่ทางซ้ายของเคอร์เซอร์ |
Ctrl + Z, | จะยอเลิกการทำงานครั้งก่อน เช่น การแก้ไขเรคอร์ด เป็นต้น |
Alt + Backspace | ไปเป็นคครั้งทุดท้ายก่อนที่จะ Save |
Ese | จะยกเลิกการเปลี่ยนแปลงที่เราได้ทำกับฟิลด์ที่เราทำงานอยู่ด้วย ถ้ากดปุ่มนี้ 2 ครั้งจะยกเลิกการเปลี่ยนแปลงที่เราได้ทำกับเรคอร์ดที่เราทำงานอยู่ด้วยในปัจจุบัน |
ตารางแสดงรายละเอียดของปุ่มคีย์บอร์ดในการเลือกสิ่งต่างๆ ในมุมมอง Table Datasheet
ชนิดของการเลือก | ปุ่ม | หน้าที่การทำงาน |
ข้อความในฟิลด์ | F2 | ใช้ในการสลับระหว่างการแก้ไข หรือเลือกฟิลด์ที่ทำงานอยู่ด้วย |
Shitf + -> | เลือกหรือไม่เลือก ตัวอักษร 1 ตัวทางด้านขวา | |
Ctrt + Shift + - > | เลือกหรือไม่เลือก คำ 1 คำทางด้านขวา | |
Shift + <- | เลือกหรือไม่เลือก ตัวอักษร 1 ตัวทางด้านซ้าย | |
Ctrl + Shift + <- | เลือกหรือไม่เลือกคำ 1 คำทางด้านซ้าย | |
Tab หรือ Enter | ใช้เลือกฟิลด์ถัดไป | |
Ctrl + Spacebar | สลับการเลือก หรือไม่เลือกคอลัมน์ปัจจุบัน | |
Shift + Spacebar | สลับการเลือก หรือไม่เลือกคอลัมน์ปัจจุบัน | |
F8 | จะเป็นการเลือกคำ ฟิลด์ เรคอร์ด และเรคอร์ดทุกเรคอร์ด | |
Shift + F8 | ทำงานตรงข้ามกับการกดปุ่ม F8 | |
Esc | ยกเลิกการใช้งานปุ่ม F8 ทำงาน |
การทำงานกับเรคอร์ดในมุมมอง Table Datasheet
ในหัวข้อนี้จะเป็นการทำงานกับเรคอร์ดในมุมมอง Table Datasheet ซึ่งเราจะต้องเรียนรู้เกี่ยวกับส่วนประกอบพื้นฐานในมุมมอง Table Datasheet รวมทั้งวิธีการเพิ่ม ลบ และแก้ไขเรคอร์ดในมุมมองนี้ ในหัวข้อนี้จะแสดงการป้อนข้อมูลเข้าตารางที่เราได้สร้างมาแล้ว ในหัวข้อก่อนเป็นตัวอย่างให้ดูด้วย ขอให้ศึกษาการใช้งานในบทนี้ให้ดี เนื่องจากเป็นการทำงานกับข้อมูลของเราโดยตรง
ส่วนประกอบต่างๆ ในมุมมอง Table Datasheet
มุมมอง Table Datasheet จะแสดงข้อมูลในตารางในลักษณะแถวและคอลัมน์ โดยแถวจะเป็นเรคอร์ดแต่ละเรคอร์ด คอลัมน์จะเป็นเป็นฟิลด์แต่ละฟิลด์ โดยเรียงลำดับฟิลด์เหมือนกับที่เรากำหนดในมุมมอง Table Design และเราจะรียกช่องแต่ละช่องในตารางว่า เซล (Cells)
ส่วนประกอบต่างๆ ในมุมมอง Table Datasheet จะเป็นดังรูป
1. Record Selector จะใช้ในการเลือกเรคอร์ดแต่ละเรคอร์ดในตาราง เมื่อเรา Click mouse ที่ปุ่มนี้แล้วจะเป็นแถบสีดำเลือกเรคอร์ดนั้นอยู่
2. Record Navigator จะใช้ในการไปยังเราคอร์ดที่ต้องการมีปุ่มต่างๆ ที่มีรายละเอียด ดังต่อไปนี้
- ปุ่ม ใช้ในการเลื่อนไปยังเรคอร์ดก่อนหน้าเรคอร์ดปัจจุบัน 1 เรคอร์ด
- ปุ่ม ใช้ในการเลื่อนไปยังเรคอร์ดหลังจากเรคอร์ดปัจจุบัน 1 เรคอร์ด
- ปุ่ม ใช้ในการเลื่อนไปยังเรคอร์ดแรกสุดของตาราง
- ปุ่ม ใช้ในการเลื่อนไปยังเรคอร์ดสุดท้ายของตาราง
- ปุ่ม ใช้ในการเพิ่มเรคอร์ดใหม่ลงไปในตาราง
นอกจากนี้ เรายังสามารถไปยังเรคอร์ดที่ต้องการคีย์หมายเลขของเราคอร์ดที่ต้องการ ลงใน Record Navigntor ได้ แล้วกดปุ่ม <Enter> เพื่อไปยังเรคอร์ดที่มีหมายเลขตรงกับที่เราใส่ลงไปอีกด้วย
3. Table Datadheet Toolbar จะเป็นทูลบาร์ที่เก็บคำสั่งต่างๆ ที่ใช้งานในมุมมอง Table Datasheet
การเพิ่มเรคอร์ดลงในตาราง ให้กดปุ่มลูกศรซ้ายขวาเลื่อนไปมาระหว่างฟิลด์ต่างๆ ในเรคอร์ดปัจจุบันและพิมพ์ข้อมูลลงไป ถ้าต้องการไปยังเรคอร์อื่นให้เลื่อนปุ่มลูกศรขึ้น –ลงเพื่อไปมาระหว่างเรคอร์ดดังรูป
1. แก้ไขเรคอร์ดโดยเลื่อนไปเรคอร์ด และฟิลด์ที่ต้องการแล้วพิมพ์ค่าใหม่ลงไป
2. เลือกเรคอร์ดโดย Click mouse ที่ปุ่ม Record Selector ที่อยู่ข้างหน้าเรคอร์ดนั้น โดยสามารถเลือกได้ครั้งละหลายเรคอร์ด เมื่อเลือกแล้วเรคอร์ดนั้นจะเป็นสีดำทั้งแถว
3. ถ้าต้องการลงเรคอร์ดที่เลือกไว้จากข้อ 2 ให้ Click mouse เมนู Edit>Delete Record แล้วจะปรากฏไออะล็อกซ์ถามยืนยันการลบให้ Click mouse ปุ่ม Yes เรคอร์ดที่เลือกไว้จะหายไป
4. การเพิ่มเรคอร์ดใหม่ ให้ Click mouse เมนู Insert>New Record แล้วเคอร์เซอร์เมาส์จะไปยังตำแหน่งที่ให้เราเพ่มเรคอร์ดใหม่ลงไป
สรุปท้ายบทที่ 3
โดยสรุปแล้ว ตารางเป็นส่วนประกอบสำคัญที่สุดของฐานข้อมูล การใช้งาน Access จึงเริ่มต้นที่การสร้างตารางที่แระกอบด้วยฟิลด์ข้อมูลต่างๆ ในตาราง และกรกำหนดคุณสมบัติพื้นฐานของฟิลด์ข้อมูล ได้แก่ขนาดของฟิลด์ข้อมูลแบะประเทข้อมูลที่สอดคล้องงานกับตัวข้อมูลที่ต้องการจัดเก็บ เมื่อสรค้างเสร็จแล้วควรทดสอบใส่ข้อมูลและลองทำงานกับข้อมูลในตารางเพื่อดูว่าสามารถใช้งานได้ตามที่ออกแบบไว้หรือไม่
แบบฝึกหัดหลังเรียนบทที่ 3
1. ข้อใดไม่ใช้ส่วนประกอบต่างๆ ของไฟล์ฐานข้อมูลใน Access
ก. Table
ข. Query
ค. Form
ง. ถูกทุกข้อ
2. Table คือ
ก. ตาราง
ข. เครื่องมือในการสอบถาม
ค. เคื่องมือช่วยในการทำงานกับข้อมูลในฐานข้อมูล
ง. ถูกทั้ง ก และ ข
3. For m คือ
ก. ตาราง
ข. เครื่องมือในการสอบถาม
ค. เคื่องมือช่วยในการทำงานกับข้อมูลในฐานข้อมูล
ง. ถูกทั้ง ก และ ข
4. Macro คือ
ก. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูลและทำงานกับฐานข้อมูลผ่านทางเว็บด็
ข. เป็นเครื่องมือที่ช่วยให้เราแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูล
ค.เป็นคำสั่งต่างๆ ที่ช่วยให้ Access ทำงานอย่างอัตโนมัติ
ง. การเผยแพร่ข้อมูลทางอินเทอร์เน็ต
5. ไฟล์ฐานข้อมูลใน Access นั้น มีส่วนขยายหรือนามสกุลของไฟล์เป็น
ก. doc ข. Xls
ค. mdb ง. Ppt
6. ส่วนที่เป็นคำสั่งต่างๆ ที่สามารถช่วยให้ Access ทำงานอย่างอัตโนมัติได้ตามต้องการ เรียกว่าอะไร
ก. คิวรี ข.ตาราง
ค.มาโคร ง.ฟอร์ม
7. หากต้องการขอความช่วยเหลือใน Access ให้เรากดปุ่มใดบนแป้นคีย์บอร์ด
ก. F1 ข. F8
ค. Esc ง. F12
8. โปรแกรม Access นี้ เหมาะกับงานด้านใดมากที่สุด
ก. สร้างเอาสาร หรือจดหมายงานต่างๆ
ข. สร้างและจัดการข้อมูลอย่างเป็นระบบ
ค. สร้างหน้าเว็บเพจเพื่อเผยแพร่ทางอินเตอร์เน็ต
ง. นำเสนอภาพนิ่ง
9. ข้อใดต่อไปนี้ผิด
ก. สร้างฐานข้อมูลใหม่ด้วยการเลือกเมนู File >New Database
ข. พรีเซนเตชั่นเป็นส่วนประกอบหนึ่งที่เราสามารถสร้างขึ้นใน Access
ค. รายงาน เป็นเครื่องมือที่ใช้ในการแสดงผลข้อมูลในฐานข้อมูลออกมา
ง. เราสามารถเข้าสู่เข้าต่าง Help ของ Access ได้โดยกด <F1>
10.การเรียกใช้โปรแกรม Access มีวิธีการเรียกอย่างไร
ก. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Access
ข. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Excel
ค. เลือก เมนู Start > Programs > Microsoft Messengre
ง. เลือกทั้งข้อ ก และ ข้อ ข
เฉลย
1. ตอบ ง
2. ตอบ ก
3. ตอบ ค
4. ตอบ ค
5. ตอบ ค
6. ตอบ ค
7. ตอบ ก
8. ตอบ ข
9. ตอบ ก
10. ตอบ ง
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น